Come ogni strumento di comunicazione, anche la conference call richiede alcune utili regole per essere pienamente efficace.
Il passaggio repentino dagli eventi in presenza a quelli virtuali e dalle tradizionali riunioni in ufficio a quelle conference call su Zoom o Skype ha colto di sorpresa chi era meno abituato a questi mezzi di comunicazione, creando situazioni spesso divertenti o addirittura imbarazzanti.
Scopri quali sono gli errori da non fare e i comportamenti più adatti per garantire un uso professionale di qualsiasi piattaforma di video conferenza:
- Cibi e bevande
Indipendentemente dall’organizzazione in merito ad inquadratura, sfondo più adatto e luce, evita di consumare un pasto intero, fumare o bere alcolici durante la riunione. Un caffè, un the o un bicchiere d’acqua vanno bene, ma per tutto il resto è meglio aspettare di aver terminato il collegamento.
- Ambiente e abbigliamento
C’è chi si è attrezzato con green screen e foto di paesaggi, chi ha ricercato la parete più neutra della casa o chi ha sfoggiato la sua libreria. C’è solo una condizione da rispettare: fai in modo che nell’inquadratura non appaia un ambiente sporco o disordinato né contenente elementi di distrazione. Lo stesso vale per l’abbigliamento: non è necessario presentarsi in giacca e cravatta, in abito da sera, con una pettinatura impeccabile e il trucco delle grandi occasioni. Come nella vita di tutti i giorni avere un aspetto curato è utile per sé e per gli altri. Si a trucco, barba curata e rasatura… purché nulla dia l’idea di sciatto e di trasandato.
- Organizzazione e moderazione
Se organizzi o moderi una riunione, proprio come faresti dal vivo, assicurati di invitare solo gli effettivi partecipanti. A differenza di quanto avviene dal vivo, però, è importante anche presentare tutti prima di iniziare: un giro di presentazioni servirà non solo a far conoscere i partecipanti che non si sono incontrati prima, ma anche ad assicurarsi che tutti siano collegati correttamente e che si vedano e si sentano a vicenda. Lo stesso vale per altri eventi come webinar o team building.
- Come e quando parlare
Un punto fondamentale della netiquette delle riunioni online riguarda l’uso della preziosissima funzione “Mute”, presente in molti software, che permette di disattivare il microfono. Quando parla qualcun altro, ricordati di attivare questa funzione: il microfono va attivato infatti nel momento in cui hai la necessità di intervenire e disattivato in modalità ascolto per evitare l’effetto eco o dei fuori onda non poco imbarazzanti, che possano causare disturbo a chi sta ascoltando. Sì agli auricolari che, oltre a garantire la nostra qualità audio, aiutano ad attutire i rumori esterni.
Quando invece tocca a te parlare, posizionati frontalmente e guarda in camera, per fare in modo che gli altri abbiano la percezione del contatto visivo. Se passi la maggior parte del tempo a controllare la tua immagine nell’apposito riquadro, il tuo sguardo sembrerà distratto.
Conoscevi già le regole principali da adottare durante una conference call?
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