Conference Call: come organizzarla e gestirla

Lavori in Smartworking e vuoi organizzare una Conference Call, ma non sai da dove iniziare? Scopri alcuni utili consigli per pianificarne una.
Con il termine conference call si intende una chiamata in cui partecipano più persone contemporaneamente. Skype è sicuramente la piattaforma più conosciuta attraverso cui fare chiamate di gruppo: spesso alla conference call viene preferita la videoconferenza che permette, oltre ad ascoltare, anche di vedere il proprio interlocutore.

Alternative a Skype: quali sono

Skype oggi è sicuramente la piattaforma più conosciuta ed utilizzata per questo genere di conferenze telematiche, ma non mancano alternative altrettanto valide.

Ecco le 5 più importanti:

Google Hangouts: È utilizzabile su ogni dispositivo e la qualità di chiamate e videochiamate è eccellente. Questa piattaforma è molto utile in quanto può essere sincronizzata a tutti gli altri servizi di Google quali Gmail, Google Calendar, Google Drive e così via. Potrai videochattare con un massimo di 10 persone contemporaneamente.

Microsoft Teams: Di recente Microsoft Teams è stato implementato per soddisfare le necessità di sempre più aziende, con chat, team, canali e app. Questo tool permette infatti di organizzare riunioni, inclusi audioconferenza, video e condivisione.

Strumento che fa parte del pacchetto Office 365, rappresenta un vero e proprio hub per il lavoro in gruppo. A questo si aggiunge la possibilità di personalizzare l’esperienza a seconda delle necessità lavorative e di interazione, oltre a un pacchetto sulla sicurezza per permettere di condividere ogni tipo di informazione in modo del tutto protetto.

Zoom: Software di videoconferenza completo e facile da utilizzare, Zoom offre una soluzione di videoconferenza e messaggistica per dispositivi desktop e mobili. Punta anche ad essere molto veloce e facile da configurare, e offre un’ampia gamma di funzionalità scalabili.

Zoom fornisce video e audio in HD, ma può supportare fino a 1.000 partecipanti contemporaneamente e fino a 49 video su un unico schermo.

Le riunioni possono essere salvate localmente o nel cloud, insieme a trascrizioni con testo ricercabile con cui lavorare. Inoltre, la collaborazione è integrata con la possibilità per i partecipanti di condividere i loro schermi e lavorare insieme per fornire i propri appunti.

Inoltre, una funzione di chat “di squadra” consente la condivisione di file, una cronologia ricercabile e un archivio fino a dieci anni! Le riunioni possono anche essere trasformate in chiamate individuali.

La sicurezza è integrata, utilizzando la crittografia TLS a 256 bit sia per le riunioni che per i file condivisi, e la programmazione automatica può essere effettuata da Gmail, Outlook e iCal.

Prezzo: free o tariffa mensile a seconda del tempo massimo di videoconferenza (nel piano gratuito avrai la possibilità di collegarti per 40 minuti con massimo 100 partecipanti). Nei piani premium sono invece incluse numerose altre funzionalità aggiuntive come per esempio la gestione dei partecipanti e la reportistica.

GoToMeeting: Se da un lato è a pagamento, dall’altro è ritenuto il miglior software per organizzare call conference e audio conferenze. È infatti una piattaforma pensata esclusivamente a livello business per organizzare meeting a distanza. Il servizio garantisce qualità HD sia audio sia video, audioconferenze con 25 partecipanti e permette di registrare le audio e videoconferenze per condividerle con gli assenti. Interessante sono anche gli altri due servizi GoToWebinar e GoToTraining rispettivamente pensati per l’organizzazione di Webinar e di Training aziendali.

WebEx: È una delle piattaforme più apprezzate per organizzare meeting online. Offre un servizio gratuito che permette di chiamarsi o videochiamarsi con altre due persone. Il servizio premium invece garantisce l’interazione di otto partecipanti. Inoltre WebEx offre un servizio particolare: quando il meeting sta per iniziare riceverai una chiamata automatica. In questo modo non potrai mancare alla riunione!

Conference call: come gestirla

Per gestire al meglio i tuoi meeting online dovrai seguire alcune regole che faciliteranno il tuo lavoro.

1- Prepara un ordine del giorno e scrivi un programma del meeting. In questo modo riuscirai a regolare sia i tempi sia i flussi delle conversazioni tra i partecipanti. È fondamentale attenersi a un filo discorsivo che non ti faccia divagare dal tema principale della discussione. Inoltre, preparati tutti i file o i documenti che dovrai condividere in una cartella ben in vista sul desktop.

2- Stabilisci ora e giorno del meeting. Assicurati che tutti siano disponibili, altrimenti fai del tuo meglio per trovare una data che possa soddisfare tutti i partecipanti, dando a tutti un minimo preavviso, a meno che non riguardi una questione urgente.

3 – Condividi il programma coi partecipanti al meeting. In questo modo tutti potranno farsi un’idea dell’argomento e potranno prepararsi in anticipo sulle cose da dire.

4- Fai un check di tutti i dispositivi prima di iniziare. Che tu sia un partecipante, un relatore o il conduttore non importa: assicurati che tutti i dispositivi funzionino, così come la connessione internet.

La puntualità come in tutti gli appuntamenti importanti è imprescindibile.

5- Connettiti in anticipo, soprattutto se sarai tu ad avviare il meeting o a condurlo.

6- Registra la conversazione o la videochiamata così che tu possa condividerla sia coi partecipanti (come promemoria) sia agli assenti, per recuperare.

Come vedi, esclusi gli aspetti tecnici legati alla tecnologia per organizzare una conference call, rimane pur sempre un meeting o una riunione che dev’essere gestita come tale.

Hai mai organizzato una conference call? Raccontaci la tua esperienza nei commenti!

 

 

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